گاهی اوقات این اتفاق رخ می‌دهد که حسابوکتابها دقیق به‌نظر می‌رسند و در ظاهر هیچ مشکلی در چرخه حسابداری وجود ندارد، اما کافیست نگاهی به اطلاعات موجود در دفاتر قانونی حسابداری بیندازید تا تفاوت‌های فاحشی را شاهد باشید که فاکتورهای خرید و فروش شما را با ابهامات بزرگی روبه‌رو کرده‌اند. در چنین شرایطی، راه حل اصلی، کمک گرفتن از مقوله مغایرت‌گیری است که با استفاده از آن می‌توانید به حل اختلاف‌های پیدا‌‌شده بپردازید. با ما باشید تا مغایرت‌گیری حسابداری را به‌طور دقیق مورد ارزیابی قرار دهیم.
مغایرت‌گیری فاکتور
مغایرت‌گیری در حسابداری به چه معناست؟
در مباحث پیچیده حسابداری، همواره مفاهیم زیادی دیده می‌شوند که شاید در نگاه اول، درک آن‌ها کار آسانی نباشد. یکی از این مفاهیم مهم، مغایرت‌گیری حسابداری است که به‌عنوان یک ابزار مهم برای کنترل امور مالی هر سازمان به‌شمار می‌رود. این حوزه باید اختلافات احتمالی را بررسی کند و به رفع آن‌ها بپردازد. یکی از مهم‌ترین مغایرت‌ها، اختلافاتی هستند که بین فاکتورهای خرید و فروش و دفاتر قانونی پیدا می‌شوند.
دلیل اهمیت فرآیند مغایرت‌گیری
شاید فکر کنید که اهمیت این بخش از حسابداری صرفاً به تعیین تکلیف حساب‌ها مربوط می‌شود، اما وقتی به عمق ماجرا پی می‌بریم که مدیران برای اتخاد تصمیم‌های مهم، از صورت‌های مالی آماده‌شده استفاده می‌کنند.
درصورتی‌که گزارش‌های ارائه‌شده شامل اختلاف و اطلاعات غلط باشند، شرکت نیز در آینده با مشکلات متعددی مواجه خواهد شد. بنابراین، باید گفت که مغایرت‌گیری حسابداری تنها به‌عنوان یک بخش ساده از این علم شناخته نمی‌شود و در حقیقت، تضمین‌کننده اعتبار صورت‌های مالی و شفاف‌سازی آن‌ها است.
علل ایجاد مغایرت فاکتور و دفاتر قانونی
حال که اهمیت این اقدام در حسابداری را می‌دانید، لازم است در مورد رایج‌ترین دلایل ایجاد اختلاف بین فاکتورها و دفاتر قانونی نیز اطلاعاتی را کسب کنید. مشکلات زیادی می‌توانند به‌وجود آورنده اختلاف در این زمینه باشند که شناخت آن‌ها راه خوبی برای جلوگیری از بروز مغایرت‌ها است. در این بخش قصد داریم به تعدادی از دلایل مهم مربوط به این موضوع اشاره‌ای داشته باشیم.
خطاهای مربوط به ثبت فاکتورها
یکی از دلایل اصلی ایجاد تفاوت در حسابوکتابها، ثبت اشتباه آیتم‌های فاکتور است. درصورتی‌که اطلاعاتی مانند مبالغ، تاریخ ثبت و مواردی از این دست اشتباه درج شوند، مغایرت‌هایی در این زمینه به‌وجود می‌آیند که برطرف کردن آن‌ها به دقت زیادی نیاز دارد.
تاخیر در ثبت فاکتورها
فرآیند مغایرت‌گیری حسابداری نشان داده که یکی از دلایل بروز این مشکل، عدم ثبت به‌موقع فاکتورها است. درصورتی‌که فاکتورها با تأخیر در دفاتر به ثبت برسند، زمینه ایجاد اختلافات در حساب‌ها فراهم خواهد شد.
ثبت نکردن مرجوعی
در برخی از موارد، کالای فروخته‌شده مرجوع می‌شود. در چنین شرایطی، اگر موارد مرجوعی فوراً در دفاتر ثبت نشوند، شرکت‌ها با این مشکل روبه‌رو خواهند شد.
به‌طور کلی، تعداد دلایلی که منجر به مغایرت‌گیری حسابداری می‌شوند کم نیست. بعضی از آن‌ها شامل خطاهای انسانی، عدم ثبت فوری فاکتورها، استفاده از سیستم‌های ناهماهنگ برای حسابداری و موارد دیگر هستند. فرقی نمی‌کند که دلیل ایجاد اختلاف چه چیزی باشد، در هر صورت، نمی‌توان انکار کرد که مغایرت‌گیری بخش جدایی‌ناپذیر حسابداری است که سطح دقت آن را تعیین می‌کند.
شیوه‌های مختلف مغایرت‌گیری در حسابداری
حسابداران برای این‌که بتوانند این مهم را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، راه‌های مختلفی را به‌کار می‌گیرند. انتخاب روش تا حد زیادی به تعداد فاکتورها، عملکرد مالی شرکت و موارد مشابه دیگر بستگی دارد. درحال‌حاضر از روش‌های زیر برای مغایرت‌گیری حسابداری استفاده می‌شود.
روش دستی
در این شیوه، مقایسه و بررسی گزارش‌ها و دفاتر به‌صورت سنتی انجام می‌شود؛ یعنی حسابدار باید اسناد کاغذی یا فایل‌های اکسل را با یکدیگر مقایسه کند. باتوجه‌به این‌که این روش به زمان زیادی نیاز دارد، صرفاً در سازمان‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد که بر اساس گستردگی کم خود، تعداد فاکتورهای خیلی زیادی ندارند، اما با این وجود، نمی‌توان انکار کرد که استفاده از آن در سازمان‌های کوچک هم با ریسک خطاهای بزرگی همراه خواهد بود.
روش نیمه‌خودکار (با استفاده از اکسل)
در روش بعدی اطلاعات مربوط به تراکنش‌ها باید در اکسل وارد شوند. در این روش مغایرت‌گیری حسابداری، از فرمول‌های خاصی استفاده می‌شود. این شیوه نسبت به روش دستی، دقیق‌تر است، اما باز هم احتمال ایجاد خطا در آن کم نیست و نمی‌تواند امنیت داده‌ها را تضمین کند.
روش خودکار (با استفاده از نرم‌افزار حسابداری)
درصورتی‌که یک سازمان در فرآیندهای حسابداری، نرم‌افزارهای حرفه‌ای را به‌کار بگیرد، امکان اتصال گزارش‌ها به سیستم وجود دارد. در نتیجه، روند تشخیص مغایرت‌ها به‌شکل کاملاً خودکار انجام خواهد شد. بعضی از این سیستم‌ها از قابلیت‌های مختلفی برخوردار هستند که می‌توانند بر دقت گزارش‌های مالی سازمان تأثیر بسزایی داشته باشند.
وقتی روش‌های مغایرت‌گیری حسابداری را به‌صورت دقیق مورد ارزیابی قرار می‌دهید، برای هر یک از آن‌ها، مزایا و معایب خاصی را پیدا خواهید کرد. برای این‌که متناسب‌ترین روش را انتخاب کنید، باید نیاز حسابداری و حجم فاکتورها و تراکنش‌ها را در نظر بگیرید. البته، میزان تخصص و صلاح‌دید تیم حسابداری شرکت نیز بر این موضوع تأثیر دارد.
رایج‌ترین اشتباهات مغایرت‌گیری در حسابداری
شاید فرآیند مغایرت‌گیری در ظاهر ساده به‌نظر برسد، اما با این وجود، گاهی حتی تیم حسابداری نیز در این فرآیند با خطا روبه‌رو می‌شود. یکی از راه‌های مهم برای پیشگیری از این خطاها این است که اشتباهات رایج را بشناسید و مرتکب آن‌ها نشوید. در این بخش قصد داریم متداول‌ترین خطاهای مغایرت‌گیری حسابداری را به شما معرفی کنیم.
- یکی از اشتباهاتی که می‌تواند باعث پیدایش مغایرت‌های غیرواقعی شود، تفاوت در زمان ثبت عملکردهای مالی بین صورت‌های بانکی و دفاتر است.
- گاهی اوقات آیتم‌هایی که پرونده آن‌ها هنوز باز است (مانند چک‌های در جریان) باعث ایجاد اشتباه در این فرآیند می‌شوند.
- عدم توجه به کسری‌های قانونی یکی دیگر از گزینه‌هایی است که می‌تواند ریسک بروز مغایرت را به‌شدت بالا ببرد.
نتایج مثبت مغایرت‌گیری حسابداری زمانی پررنگ می‌شود که فرآیند انجام آن به‌درستی صورت بگیرد. مسلماً، وجود اشتباه در مغایرت‌گیری نه‌تنها مشکلی را حل نمی‌کند، بلکه می‌تواند به آن دامن بزند. بسیاری از افراد پیشنهاد می‌دهند که برای کاهش ریسک بروز خطا، از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنید که در هنگام شناسایی مغایرت به شما هشدار خواهند داد.
همچنین، کمک گرفتن از چک‌لیست‌های داخلی نیز می‌تواند راه خوبی برای پیشگیری از اشتباهات رایج در این حوزه باشد. البته، در بسیاری از مواقع پیشنهاد می‌شود که برای جلوگیری از بروز مشکل در مغایرت‌گیری، از خدمات یک تیم حرفه‌ای حسابداری استفاده کنید.
نتیجه‌گیری
شاید فکر کنید که مغایرت‌گیری حسابداری یک بخش ساده و کم‌اهمیت محسوب می‌شود، اما در حقیقت، حسابداران آن را به‌عنوان یک راهکار ویژه برای شفاف‌سازی امور مالی سازمان‌ها می‌شناسند. درصورتی‌که برای انجام این اقدام دقت زیادی داشته باشید، می‌توانید مطمئن باشید گزارش‌های تهیه‌شده صحیح هستند. فرقی نمی‌کند صاحب یک کسب‌و‌کار کوچک هستید یا یک سازمان بزرگ را اداره می‌کنید، در هر صورت باید بدانید که استفاده از این راهکار به شما کمک می‌کند تا مسیر برنامه‌ریزی خود را بهبود بخشیده و در شغل خود، اعتمادسازی را اولویت قرار دهید. برای استفاده از خدمات یک مجموعه حرفه‌ای حسابداری، نام تکس یار را به ذهن بسپارید. تماس فوری با این مجموعه می‌تواند راه فوق‌العاده‌ای برای اصلاح مغایرت‌های مالی باشد.
سؤالات متداول
چرا پیدا کردن و اصلاح مغایرت‌ها الزامی است؟
وجود مغایرت در فرآیندهای مالی باعث بروز مشکل در روند حسابداری شده و برنامه‌ریزی‌ها را نیز با اختلال مواجه می‌سازد.
دلیل ایجاد مغایرت در حسابداری چیست؟
دلایل زیادی از جمله عدم توجه به زمان ثبت تراکنش‌ها، ثبت اشتباه مشخصات فاکتور، استفاده از سیستم‌های ناهماهنگ و… به بروز این مشکل دامن می‌زنند.
آیا روند انتخاب روش مغایرت‌گیری برای تمام کسب‌و‌کارها یکسان است؟
خیر، هر سازمان باید با در نظر داشتن زیرساخت‌های مالی، تعداد فاکتورها، روند کار تیم حسابداری خود و موارد دیگر، یک روش مناسب برای مغایرت‌گیری را انتخاب کند.
